Hvilke systemer som skal deponeres avgjøres utifra om de har bevaringsverdig informasjon.

Generelt så bevarer vi ikke informasjon fra systemer av disse typene:

  1. Adgangskontroll (dør og lås)
  2. Regnskap
  3. SD (Samordna Drift)

Disse systemene er ofte på forhånd vurdert å ikke inneholde bevaringsverdig informasjon eller bevaring er tidsbegrenset til den tiden systemet er i drift.
Unntak finnes så alle systemer skal vurderes særskilt for å sikre at man ikke taper noe informasjon.

 

Prosessen med å deponere et elektronisk arkiv følger disse hovedtrinnene:
(Med “kommune” menes det kommune eller fylkeskommune, eventuelt den som er ansvarlig for systemet som skal deponeres)

  1. Kommune gir melding om at de har arkiv de ønsker å deponere
     
  2. IKA Finnmark IKS oppretter en sak og sender informasjon om videre prosess
    (I hovedsak samme som er beskrevet her)
     
  3. Kommune fyller ut skjema med informasjon om systemene som skal deponeres og sender disse til IKA Finnmark IKS
    (skjemaene finner du nederst på siden her)
     
  4. Kommunen selv eller valgt leverandør foretar uttrekk
     
  5. Ved NOARK-5 uttrekk skal det også følge med:
    dump av database eller fullstendig SIARD-uttrekk
    Dette for å kunne sjekke NOARK-uttrekket best mulig og sikre at det skjer en fullstendig bevaring av saksbehandlinga
     
  6. Kommunen overfører NOARK-uttrekk og dump/SIARD-uttrekk til IKA Finnmark IKS
    (Gjøres som regel via sikker forbindelse på Internett
    IKA Finnmark IKS sender lenke som skal benyttes).
     
  7. IKA Finnmark IKS sjekker uttrekk overordnet uten å gå inn i innholdet
     
  8. IKA Finnmark IKS legger uttrekk i karantene i minimum tre uker
     
  9. IKA Finnmark IKS sjekker uttrekk for virus
     
  10. IKA Finnmark IKS sjekker uttrekk:
    - at alle dokumenter har kommet med
    - at alle dokumenter er i godkjent arkivformat og konverterer dem om nødvendig.
    - For NOARK-uttrekk: at uttrekket er i henhold til standard
     
  11. IKA Finnmark IKS beskriver SIARD-uttrekk
    (Gjelder uttrekk fra fag- og enkelte NOARK-4 systemer)
     
  12. IKA Finnmark IKS overfører uttrekk, og eventuelt originalt datagrunnlag, til sikringslager
     
  13. IKA Finnmark IKS sender kvittering for at systemet er overført sikringslaget
  14. Kommune kan slette system, database o.l. fra sine servere

Databasen til det originale systemet må altså ikke slettes før kvittering for overføring sikringslager er mottatt av kommune.
Uttrekk som er foretatt bør også bevares dersom det skulle bli feil på den kopien som er overført IKA Finnmark IKS slik at
man ikke trenger å foreta en nytt uttrekk. Utgifter til nytt uttrekk må i så fall kommunen selv dekke.

Arbeidet med å klargjøre uttrekk for langtidsdeponering i sikringslager innebærer mange sjekker, beskrivelse innhold i systemet og konvertering av data.
Dette siste gjelder særlig konvertering av dokumenter slik at de lagres i et godkjent arkivformat slik det står i punkt 10.

Punkt 5 har blitt innført fordi det dessverre har vist seg at NOARK-uttrekk har fremstått som riktige, men ikke har inneholdt all informasjon det skal.
Dette kan vi tidvis bare finne ut dersom vi kan sammenligne med det som er mest likt originale  .

Alt dokumenteres slik at man i ettertid kan spore de endringene som er foretatt.
I mange tilfeller beholdes også det opprinnelige uttrekket også bli lagret for å sikre at arkivet kan etterprøves og beholde sin verdi som kilde til informasjon.